【大学職員の配属部署】大学職員の部署別の《仕事内容》を徹底解説！部署事情

「大学職員の部署ってどんなものがあるの？学生対応するだけじゃないの？」

大学に通われていた方は学生時代に事務職員と接する機会は決して多くなかったと思います。

あったとしても、学生対応を中心とする学生課、教務課、就職課といったところしか行った経験がないのではないでしょうか。

しかし大学というのは巨大な組織で部署も多岐に分かれています。

また部署も年によって増えたり減ったりすることも、まあまあの頻度であります。

そこで今回は大学職員の「主な」部署について紹介していきます。

この記事を見れば大学職員の部署について大まかにわかりますよ。

学生課の仕事内容（学生支援・学生対応が中心）

その名の通り、「学生支援・学生対応」が主となる仕事内容になります。

具体的には、クラブ関連の管理・調整、奨学金業務、学園祭などのイベント実施（学生に任せている大学も多くありますので、実際は管理監督といった立場）がメインとなります。

その他にも細々とした「学生生活に関わるようなこと」は、学生課の対応となります。

日常は窓口対応が忙しいため、落ち着いて業務するというのはなかなか難しい課でもあります。

特に休み時間は学生が押し寄せるため、窓口業務、電話対応に時間を追われることもよくあります。

主任

面接などでどんな業務をしたいですか？と尋ねれば一番多い回答が学生課ですね。

教務課（学務課）の仕事内容

学生の「授業」に関する対応、教員との「授業」に関する対応を主にする部署です。

教務課では履修登録や、定期考査などの試験対応、シラバス作成、専任教員・非常勤講師の対応など、学生だけでなく、教員とも密に対応を行う部署です。

「授業」に関わるすべてを行っていくイメージです。

学生課ほどは学生と接しません。その代わり教員と一緒に仕事をする機会が増えます。

繁忙期は比較的はっきりしており、入学前、入学後、後期授業開始前などが忙しくなります。

主任

癖のある教員とも協力しなければ成立しない仕事です

就職課の仕事内容

こちらも名前の通り学生さんの「就職」を支援する部署です。

求人票をいただける企業対応、学内で行う就職関連のオリエンテーション、個別指導など就職支援に関する業務を行います。

また大学院への進学支援や短大を有する大学では編入試験対策などを就職課が行う大学もあります。

近年は低学年からの就職支援も以前より多くなっているため、昔に比べると忙しくなっています。

主任

学生からの個別相談はキャリア専門の人材を雇っている大学も多くなっています。

入試課・広報課・入試広報課の仕事内容

「学生募集、外部の広報対応、入試実施」を行う「大学の生命線といえる」部署です。

ガイダンスへの参加、大学案内等広報物の作成、高校訪問（高校への営業活動）、オープンキャンパス等イベント実施、入試制度の立案・入試実施など、大学職員の中では毛色が異なり、営業職が強い業務となります。

大手大学であれば広報と入試がわかれていますが、大半の大学では一緒になっていることが多いです。

大学の部署の中では、収益に直結するため最も「数字（受験者数・入学者数等）」にこだわる部署となります。

大学職員では珍しく「ノルマ」のある部署ですね。

年間通じて繁忙期となります。

主任

出張や残業も多いため、生え抜き職員が口を揃えて一番なりたくない課といいます。

大学職員 国際交流課 の仕事内容（留学・留学支援）

「留学支援」を中心に行う部署です。

在学生の留学派遣に関するサポート、留学先大学の開拓など「留学」に関する業務を行います。

また大学によっては、外国人留学生の入試実施・お世話や、在校生と留学生の交流イベントの開催なども行います。

私は直接国際交流関係の部署と仕事をする機会が少なかったので繁忙期などはあまりわかりませんが、管理人の大学では、残業時間の推移などを見る限り、年間通じて比較的落ち着いていたと感じます。

主任

海外大学との交換留学締結のために海外出張もあります

情報システム課の仕事内容

大学全体の「情報システム」を統括する部署です。

学生のシステム管理だけでなく、大学職員、教員などのPCトラブル、学内のネット関係、各課のシステム関係などシステム面を一手に担う業務を行っています。

他大学でこの部署の方とあったことは一度もないため、管理人の大学のみの話となりますが、繁忙期は年度末・年度初めが忙しそうでした。

特に学生だけでなく、新入職員や新入教員のシステム登録、職員・教員が異動したことによるシステム変更などが忙しいとのこと。

この部署は専門性が必要なため、転職者で構成されていました。

主任

大学職員の中では専門性が最も高い部署ですね。

図書館の仕事内容

「図書」にまつわる業務です。

基本的には司書の方で構成されています。

管理職のみ専門性がない人が配属されていました（大学によっては司書資格を持った管理職が配属されていると思います）。

また人件費をあまりかけない部署になるため、派遣さんが多く、専任職員（正社員のこと）は、数人程度でした。

これは全国的な傾向だと図書館の管理職から聞いたことがあります。

また日常の本の管理だけでなく、教員の研究支援などもあります。

主任

教員の力が強い部署ですね

総務課の仕事内容

なんでもやさん。

この一言に付きます。他の課が行わないような隙間の業務、全体の統括を行う課になります。

そのため業務は多岐に渡り、大学基本調査などの調査関係、大学全体の窓口対応（電話含む）、教員と職員で行う会議の調整、教授会の調整などがありました。

大学によっては式典関係の統括なども総務課が行っている大学もありました。

管理人の大学では、新たな業務が大学で発生すると総務課が引き受ける確率は高かったです。

主任

とはいえ、総務課は全体の統括もあるため、他の課に比べるとちょっとだけ立ち位置が上な感じはありました。

人事課の仕事内容

民間企業と同じ人事課をイメージしてもらって問題ないです。

唯一違うとしたら「教員の人事関連業務も行う」ことでしょうか。

給与計算、私学共済関連の業務、研修制度立案・実施、人事異動立案などがあります。

毎月ルーチンワークがある程度決まっているため仕事はしやすいと思います。

毎月給与計算の時期が繁忙期ですね。あとは年度末・年度初めが忙しくなります。

管理職になると、次年度人事を立案する時期から忙しくなります。

主任

管理人の大学では、人事課といえど、人事に関する権限はあまり強くなく、上層部がほとんど決めるため、人事案の立案程度です。

財務課（経理課）の仕事内容

「経理業務」を行う部署です。

日常の仕分け作業、補正予算、次年度予算、決算書類の作成など民間企業と同様のことをしています。

ただし違うのが大学では「学校会計」に準拠しているため、民間の企業会計とはだいぶ様相が異なります。

ここ数年で企業会計に決算書類なども近づきましたが、まだ独自性がかなりある会計制度となっています。

通年通じて忙しい部署になりますが、特に決算前後は半端なく忙しいです。

主任

大手大学では、資産運用を専門でする課もありますよ。大学には巨大なお金がありますからね。

管財課（施設課）の仕事内容

大学の「施設管理」を行う部署です。

日常の施設管理に加え、新たな施設の立案などがあります。

大手大学は毎年のように建物をつくるため、結構大変だと聞きます。

何が大変かといえば、上層部は箱物が好きな人が多いため、言ってることが二転三転するとのことです。

建物を建てるとなると上層部との関わり合いは避けられないためそこにストレスを感じることもあります。

繁忙期というのは定まってなく、建物を新築するときに忙しくなります。

大学職員に花形部署ってあるの？

これは大学によって正直異なりますが、近隣の大学を見ている限りでは「入試・広報」関連の部署が花形になっているところが多かったです。

また大手であれば総務関連も花形のようです。

現に近隣大学の部長級以上を見ていると、総務出身、入試・広報出身者が多かったです。

主任

管理人の大学では「ここが花形部署だ！」という職員間の共通意識はないですね。

大学職員の楽な部署ってどこ？

このような言い方をすると、反論がたくさんきそうですが、本流ではない部署は結構楽そうだなと感じます。

本流というのが、学生課や教務課、就職課など聞き馴染みのある部署です。

逆にここ何やっているの？という部署が大学にはたくさん存在します。

そういったところは、あくまで管理人の大学ですが、残業時間や有給消化状況を見てもだいぶ「楽」そうでした。

主任

聞き慣れない部署名のところは楽だと思います（個人的意見）。本流でも楽している人はいますよ。

大学職員の激務部署ってどこ？

大学の規模によって激務部署は変わります。

ただ、近隣の大学含め見ていると、中規模大学以下であれば「入試・広報」関連の部署が激務な感じでした。

今の時代大手を除けば、偏差値などではなく、学生募集（収益）の観点でいえば、絶対安定という大学は少ないです。

特に地方は定員割れものリスクが高いため必死です。

中規模以下の大学では、入試・広報が失敗すれば死活問題になるため力を入れています。

そのため、大学職員の中でもそれなりに優秀な人が集められていることが多いです。

定員（収益）確保が絶対命題になるため、結果的に一番激務となることが多いです。

主任

大手大学はローテーションという意味で、経験値を積ませる程度で配属される方が多かったため、中小規模大学に比べ必死さは感じなかったです。

逆に大手大学は職員数も多いため業務が分散されており、激務というのはあまり聞いたことがなかったです。

強いて言えば本部関連の部署が忙しいのかな？といった感じでした。

大学職員の部署でおすすめ部署はどこ？

では大学職員としておすすめな部署はあるのでしょうか。

やはり一番は自分が何をしたいかによると思いますが、楽をしたい、暇がいいというのであれば、聞き慣れない部署がいいでしょう。

ただ、転職者や新入職員が最初からそのような部署に行くことは少ないです。

あまり良い言い方ではありませんが、少し問題がある人がそのような部署に行くことが多かったです。

大学職員というのは今日まで広報業務をしていたのに、明日から就職業務ということもある職種です。

主任

今度の部署では何をするんだろう！楽しみ！という感覚でいたほうが結果的には楽です。

《大学職員へ転職したい方へ》
大学職員転職は情報戦

大学職員の転職は情報線です。

なぜなら大学はいつ求人が出てくるかわからないからです。

昨年は求人を出していても今年は出さないという大学も多数あります。

主任

管理人も当時数年ぶりの募集でした。その後5年は募集してなかったですね笑

まずは大学職員の求人情報を逃さないようにすることが重要です。

昔は大学も縁故やハローワーク、大学に求人を出す程度でしたが、今は転職サイトをようやく使うようになりました。

そのため転職サイトは最低２つ以上登録しておくことをおすすめします。

主任

小規模大学はあまりお金を持っていないため、金額的な側面で求人を出す転職サイトを決めますが、大規模大学になると募集が多すぎるためエージェント系を利用する傾向にあります。大学はどの転職サイトを使うかは、大学の懐事情や内部事情によりますね

今のあなたの置かれている状況で、登録する転職サイトを使い分けておけば大丈夫です。

CASE1：大学職員に少し興味がある程度（まだ本気で転職を考えているわけではない）場合

⇒求人が見れるリクナビNEXTやマイナビなどに登録しておけばOKです。

必要なときに求人を確認できます。

主任

基本転職サイトは無料で使うことができますが、メールアドレスは必須なので、転職用のメールアドレスを作っておくことをおすすめします。もちろん今自分が使っているメールアドレスでもOKです。自然と求人情報が入ってくる状態にしておくことが大事です。

CASE2:大学職員含めてわりかし本気で転職を考えている場合

⇒密に連絡をとってくれるリクルートエージェントなどエージェント系の転職サイトに登録しておくことをおすすめします。

特にエージェントは非公開求人を持っているので、情報を逃したくないときはエージェント系サービスがおすすめです。

また大学によっては求人期間がとても短いところもありますので、求人情報は常に入るようにしておきましょう。

主任

管理人の近くの大学が以前数年ぶりに採用をしてました。しかし募集期限は2週間程度。急に欠員が出たので焦って冬頃に募集を出したとのことでした。大学職員になるためにはまず「求人に気づくこと」が第一歩です。できればCASE１、CASE２それぞれ最低１社は登録しておけば情報の漏れが少なくなります。

▼大学職員採用側の事情▼

【参考】あなたの現在の市場価値を確認

こちらは大学職員の話とは少しずれますが、現在の自分の市場価値をご存知でしょうか。

（画像引用：ミイダスHP）

私も何かあったときのために登録しているのですが、ミイダスであれば簡単に現在の自分の市場価値を計算してくれます（勇気づけられると思います）。

転職は考えているだけではなくやはり「少しでいいから行動をおこしておく」が大事なので、自分の市場価値を把握しておくことは重要です。

また企業からメールでオファーがきたりもするので、今「転職を考えているだけ」の方には転職活動の最初のステップとしては登録しやすいです。

なんとなく転職市場の雰囲気がわかります。

「転職」を少しでも考えている方の何か参考になればと思い紹介させていただきました。

その他　大学職員の部署について

大きな大学になればなるほど、この記事で表記している「課」が「部」になっていきます。

また大手大学であれば、各学部ごとの事務室があったりもします（法学部事務室など）。

大学院を有している中規模以上の大学であれば、大学院関連の課も設置されています。

小さな大学であればそこまで用意されていないことが多く、大学院生も学生課や教務課などが一緒に管理しています。

このように大学の大きさ、学部構成によって大きく変わります。

理系であれば知的財産関係の部署や研究支援の部署が強かったりもします。

主任

大学の部署は組織図が必ずHPに掲載されているので、自分が気になる大学のHPは確認すればわかりますよ。

「○○大学　組織図」で検索すればヒットします。

探してみてください。

大学職員の《全て》完全ガイド関連記事

①転職を考えているなら大学の《仕事内容》を把握しておこう

②気になる大学職員の色々な《待遇》

③実際難しいのかな？大学職員の《募集条件・採用試験》

まとめ

大学の業界研究に役立つ▼

リンク

主任

毎年発行されています。大学業界の人もよく読んでいる１冊です。あなたが転職を考えている大学の強みや、業界のポジションを把握するには便利です

大学職員の配属部署は多岐にわたります。

専門性を高めたと思ったら、異動でいきなり素人になる世界です。

そのためゼネラリストという言葉が一時期大学職員の間でもよく使われましたが、大学職員ではゼネラリストが求められます。

ただし、その一方で専門性が低くなりすぎるという声もありプロフェッショナルも必要だという声も近年上がっています。

大学の事情によって異なりますが、管理人の大学では、年齢によっては転職者の方はそのプロフェッショナルを求められることも多くなってきています。

いずれにしても大学職員になったのであれば、せっかくなので色々な部署を経験してみると楽しいですよ。

色々な部署を経験できるのが大学職員の良さの１つです。

ここまで読んでいただきありがとうございました。

少しでも転職の参考になれば幸いです。

ぜひ大学職員を一緒に目指しましょう！