【大学職員の１日】大学職員って一日何をして過ごしているの・ルーティン業務ばっかり？大学職員の働き方事情

「大学職員って1日どんな仕事をして過ごしているの？」

今回はそんな疑問にお答えします。

大学職員の１日をイメージしやすいように、課別の業務に分けて３パターン紹介します。

について紹介していきます。

もちろん配属される課によっても、担当する業務によって大きく違います。

今回はあくまでイメージしやすいように、大雑把に新入職員がやるような業務を中心に紹介します。

この記事を読んでいただいている方が、大学職員とはどんな仕事をするのか少しでもイメージできればと思います。

まず知っておいてほしい。大学には年間ルーチンが存在する

大学職員の業務は、日々の業務の他に、年間で１度だけしか行わない年間ルーチンの業務が多くあります。

例えば入学式や卒業式がイメージしやすいですね。

年に１度しか経験できない業務もあるため、入職したばかりの頃は覚える業務が課によっては多くあります。

特に学生対応関連の課は4月に入職すると、いきなり入学式が始まります。

私も入職してすぐ入学式対応をしましたが、みんな忙しく、新人にかまっている暇もないため、何も教えられることなく「そこお願いね！」と雑に任されてました。

とはいえ、対応方法を知っているわけもなくアワアワしていたのを覚えています。

主任

大学は１年サイクルなため、忘れている業務も多くなりがちです（年１回しかない業務が結構あります）

大学職員の１日【共通事項】

出勤

管理人の大学では8：30出勤です。

大学によっては9時出勤のところもあります。

朝礼

課で朝礼を行います。

課長によって朝礼スタイルは様々です。

連絡事項のみ伝える課長もいれば、本日の業務を1人1人言わせる課長もいます。

主任

大学によっては課の朝礼の前に、全体朝礼もあります。

《パターン１》
学生対応中心のとある１日（例：学生課）

8：30 メールチェック

まずメールチェックをします。

日本学生支援機構からのメールが多いです。

9：00 奨学金申請書類のチェック

書類不備者を中心に申請書類のチェックをしていきます。

10：00 学生対応

そうこうしていると学生が大学にやってきます。

相談内容は多岐にわたります。

12:00 お昼

学生対応をしていると、いつの間にかお昼になります。

学生が昼休みになると大量に押し寄せてくるので交代で昼食をとります。

13:00 電話督促

書類不備者や成績が芳しくない学生、学校にきていない学生へ、「このままだと奨学金支給停止になってしまいます」等電話をして対応を促します。

14:00事務作業

隙間時間に電話対応含めて行います。

15:00学生対応

夕方頃にかけてまた学生が増えてきます。

呼び出している学生がくればラッキーです。来なければ再度電話します。

17:00事務作業

夕方以降にようやく、奨学金関連の事務作業を集中して行います。

窓口対応が多い日は残業が増えます。

17:30終礼

終礼は課によって行う課と行わない課が存在します。

明日の業務を確認していきます。

定時であれば17時30分に業務終了です。

大学によっては、事務作業ができないため、学生対応は16時までと時間を定めている大学もあります。

主任

学生サービスを取るか労働者の働き方をとるかちょっと難しいところですね。

主任からの補足事項

学生対応部署（学生課や教務課）は繁忙期がはっきりしています。

特に年度初め、年度終わりは電話問い合わせ、学生対応が多くなります。

そのため、事務作業は17時30分以降に行うことが多くなります。

《パターン２》
事務作業中心のとある１日（例：財務課）

8:30 メールチェック

学内（職員・教員）からのメールが多く届きます。

基本は相談事や締切伸ばしてくれが多いです。

9:00 伝票確認

各課からまわってくる伝票をひたすら不備がないかチェックします。

10:00 不備書類への問い合わせ

不備があった書類を問い合わせます。

12:00 お昼

当番制で１人は課に残ります。

13:00 銀行対応

銀行に預ける通帳やお金を準備して対応します。

14:00 伝票入力

システムに伝票を入力していきます。

17:30 終礼

終礼を行い、静かに帰宅します。

主任からの補足事項

THE事務職員といった働き方になります。

１日中静かにカタカタとパソコンの音だけ聞こえてくるイメージです。周りでしゃべっている人はほとんどいません。

学生関連業務に比べると、気が狂いそうなほど静かです。

主任

大学に勤めているという感覚は正直薄くなります。

《パターン３》
営業中心のとある１日（例：入試・広報）

8:30 メールチェック

高校生からの問い合わせや業者からの問い合わせが多数届きます。

8:45 営業準備（高校訪問やガイダンス）

高校の教員や高校生への説明のための出張準備を行います。

持参資料の最後の確認を行います。

9:00 営業へ出かける（高校訪問）

県内を中心に車で出張します。

自分の大学のPRを行います。

12:00 お昼

外で好きな時間にお昼はとります。

忙しいときはコンビニのおにぎり程度です。

13:00 営業（高校訪問）

営業を引き続き行います。

16:00 進学ガイダンス開始

高校生が授業が終わった時間から進学ガイダンスは行われます。

早ければ18時終了。

遅ければ19時終了です。

19:00 直帰or学内へ戻る

遅くなった場合は上司へ連絡して直帰します。

明日も出張予定があれば一度学内へ戻って、明日の資料作成や持参資料の準備を行います。

一言

大学職員の中で数少ない、外部との接触が多くある部署です。

そのため、繁忙期はホテル暮らしも珍しくはありません。

またオープンキャンパスや入試などのイベント時期は上記業務にプラスで業務が負荷されます。

主任

「土日祝出勤多い＋残業多い＋結果を求められる」ため、大学職員の業務では一番人気がない部署ですね。中にはプレッシャーで鬱になる人もいます

《大学職員へ転職したい方へ》
大学職員転職は情報戦

大学職員の転職は情報線です。

なぜなら大学はいつ求人が出てくるかわからないからです。

昨年は求人を出していても今年は出さないという大学も多数あります。

主任

管理人も当時数年ぶりの募集でした。その後5年は募集してなかったですね笑

まずは大学職員の求人情報を逃さないようにすることが重要です。

昔は大学も縁故やハローワーク、大学に求人を出す程度でしたが、今は転職サイトをようやく使うようになりました。

そのため転職サイトは最低２つ以上登録しておくことをおすすめします。

主任

小規模大学はあまりお金を持っていないため、金額的な側面で求人を出す転職サイトを決めますが、大規模大学になると募集が多すぎるためエージェント系を利用する傾向にあります。大学はどの転職サイトを使うかは、大学の懐事情や内部事情によりますね

今のあなたの置かれている状況で、登録する転職サイトを使い分けておけば大丈夫です。

CASE１

⇒求人が見れるリクナビNEXTやマイナビなどに登録しておけばOKです。

必要なときに求人を確認できます。

CASE２

⇒密に連絡をとってくれるリクルートエージェントなどエージェント系の転職サイトに登録しておくことをおすすめします。

特にエージェントは非公開求人を持っているので、情報を逃したくないときはエージェント系サービスがおすすめです。

また大学によっては求人期間がとても短いところもありますので、求人情報は常に入るようにしておきましょう。

主任

管理人の近くの大学が以前数年ぶりに採用をしてました。しかし募集期限は2週間程度。急に欠員が出たので焦って冬頃に募集を出したとのことでした。大学職員になるためにはまず「求人に気づくこと」が第一歩です。できればCASE１、CASE２それぞれ最低１社は登録しておけば情報の漏れが少なくなります。

▼大学職員採用側の事情▼

まとめ

大学の業界研究に役立つ▼

リンク

主任

毎年発行されています。大学業界の人もよく読んでいる１冊です。あなたが転職を考えている大学の強みや、業界のポジションを把握するには便利です

大学職員と一言でいっても、配属先で大きく１日の仕事内容は変わってきます。

昨日まで経理をしていた人が急に今日から営業をしなければならないので大学職員です。

また課長によって課の雰囲気も大きく変わります。

ルール絶対の締め付け型の課もあれば、ある程度自由にやらせてくれる課もあります。

大学職員は真面目な人が多いため前者の方が多いですね。

ルールや規定はかなりうるさくなります。

とはいえ、課によって細かいルールがあるので、配属されてから覚えれば十分です。

今回はイメージしやすいように大学職員の１日を紹介させていただきました。

こんな生活がいい！という人はぜひ大学職員へ！

ここまで読んでいただきありがとうございました。

少しでも転職の参考になれば幸いです。

ぜひ大学職員を一緒に目指しましょう！